Varian schakelt Gordian in voor implementatie nieuwe logistieke dienstverlener

Na vijftien jaar besloot Varian Medical Systems op zoek te gaan naar een nieuwe logistieke dienstverlener voor de distributie van spare parts. Voor de implementatie van de nieuwe dienstverlener riep de fabrikant van radiotherapiesystemen de hulp in van Gordian. Een uitdagende klus, gezien de strakke planning, het change management en de cultuurverschillen. David Norris: “Erg prettig om op deze wijze extra bandbreedte te kunnen inhuren.”

		Bestraling is een beproefde methode om kankercellen bij patiënten te vernietigen. In de helft van de gevallen gebeurt dat met radioapparatuur van Varian Medical Systems. De markt voor deze apparatuur groeit snel. Niet zozeer in West-Europa, maar vooral in landen als India en Rusland. “In een land als India staat per miljoen inwoners een paar procent van het aantal machines dat in
West-Europa te vinden is. De groeipotentie daar is enorm”, vertelt David Norris, die bij Varian verantwoordelijk is voor de servicelogistiek in Europa, Midden-Oosten en Afrika (EMEA).

Duizenden onderdelen
In de hele wereld heeft Varian ruim 5000 systemen geïnstalleerd, waarvan circa 1500 in EMEA. Een gemiddeld systeem weegt 20 ton, is 2,5 meter hoog, 4,5 meter breed en heeft een levensduur van 10 jaar. “Elk systeem bevat duizenden onderdelen”, aldus de Service Logistics Manager van Varian in EMEA.

Per maand krijgen Norris en zijn team gemiddeld 3000 orderregels te verwerken. Wie vandaag spare parts besteld, krijgt ze in principe morgen geleverd.

Vier voorraadpunten
Tot 2009 had Varian spare parts liggen op vier locaties in EMEA: twee grote voorraadpunten in Nederland en Frankrijk en twee kleine in Engeland en Bahrein. De distributie in Nederland, Engeland en Bahrein werd verzorgd door FedEx, in Frankrijk door Geodis. “De activiteiten daar stammen nog van de overname van de radiotherapie-divisie van GE in Frankrijk”, weet Norris.

In 2009 besloot Varian op zoek te gaan naar een nieuwe logistieke dienstverlener. “Met FedEx en Geodis hadden we contracten van tien tot twintig jaar. Een dergelijke exercitie is dus jarenlang niet gebeurd. Een tender was voor ons het middel om te kijken welke logistieke oplossingen de markt vandaag de dag heeft te bieden.” Bovendien wilde Varian graag naar één logistieke dienstverlener voor heel EMEA.

Faciliteren van groei
Een belangrijk selectiecriterium was de mogelijkheid om de groei van Varian te faciliteren. “We groeien met zo’n tien tot twintig procent per jaar, met name in de regio’s buiten West-Europa. Met FedEx hadden we kort voor de RFQ al een extra voorraadpunt in Spanje geopend, aangezien we niet elk ziekenhuis binnen 24 uur konden beleveren. Dat waren we ook van plan met Italië, Australië en India.”

De zoektocht naar een dienstverlener eindigde uiteindelijk bij DHL. De oplossing van deze logistieke dienstverlener sloot het beste aan bij de wensen van Varian. “Bovendien stelde DHL zich flexibel op en toonde het de bereidheid om het standaard dienstenpakket aan te passen”, vertelt Norris.

Gordian inschakelen
De keuze voor DHL was tegelijkertijd het startsein van een omvangrijk project. In eerste instantie moest de operatie van FedEx en Geodis in Nederland, Frankrijk, Engeland, Bahrein en Spanje worden overgedragen aan de nieuwe logistieke dienstverlener. Tevens dienden DHL en Varian nieuwe voorraadpunten te openen in Italië, Australië en India.

Tot slot dienden ook de processen bij Varian zelf te worden aangepast. Dat betekent informeren, trainen en motiveren van medewerkers in vijftien verschillende landen. “Het was voor mij en mijn team onmogelijk om dat allemaal zelf te doen. Daarom heb ik de hulp van Gordian ingeschakeld”, vertelt Norris.

Twee projectleiders
Het in servicelogistiek gespecialiseerde adviesbureau leverde één van de twee projectleiders. Rutger Vlasblom van Gordian verzorgde de operationele implementatie. Hij stelde het projectplan op, maakte afspraken met DHL over de inrichting van processen en begeleidde de overgang naar de nieuwe dienstverlener.

Een medewerker van Varian uit de Verenigde Staten leidde de IT-implementatie, waaronder de bouw van de interface tussen het SAP-systeem van Varian en de systemen van DHL. “Dit project vereiste veel afstemming tussen beide projectleiders, voornamelijk via conference calls in de avonduren. Die samenwerking is voortreffelijk verlopen”, aldus Norris.

Eén warehouse per twee weken
De overgang naar de nieuwe dienstverlener startte halverwege mei 2010 en was begin juli afgerond. Elke twee weken werd één voorraadpunt verhuisd van de ene naar de andere dienstverlener. Een proces dat door Gordian in overleg met de dienstverleners zorgvuldig werd voorbereid en gepland.

Natuurlijk moest ondertussen de afhandeling van reguliere orders gewoon doorgaan. Dat betekent dat DHL direct na verhuizing van de voorraad klaar moest zijn om te kunnen starten met uitleveren. “We konden moeilijk tegen onze klanten zeggen dat ze een paar dagen niet bevoorraad konden worden”, aldus Norris.

Verandering van processen
Zoals gezegd betekent de overgang naar een nieuwe dienstverlener ook dat de processen van Varian veranderden. De medewerkers van FedEx waren bijvoorbeeld gewend om via het SAP-systeem van Varian pro forma invoices te versturen. Nu moesten medewerkers van Varian dat zelf doen.

Zo’n vijftig medewerkers in vijftien verschillende landen moesten dus een nieuwe werkwijze aanleren. Dat vereiste heel wat change management, waarbij de ervaring van Gordian goed van pas kwam. “Het heeft een hoop moeite gekost om de mensen van de noodzaak van de veranderingen te overtuigen.”

Cultuurverschillen
Naast de voorraadpunten in Nederland, Frankrijk, Engeland, Bahrein en Spanje heeft Varian onder leiding van Gordian inmiddels ook voorraadpunten in Australië en India geopend. Italië volgt binnen enkele weken.

Met name het voorraadpunt in India heeft de nodige voeten in de aarde gehad. De cultuurverschillen met dat enorme land zijn groot. “Communiceren is daar een uitdaging. Mensen in India willen graag het antwoord geven waarvan ze denken dat wij het willen horen. Ze zullen niet gauw nee zeggen en al helemaal niet aangeven als ze iets niet begrijpen. Dat maakt het werk lastig.”

Russische regels
Op dit moment is Varian bezig om een depot op te zetten in Rusland. Ook daarvoor heeft Norris weer de hulp ingeroepen van Gordian. Hier vormt de douaneregelgeving de grootste uitdaging. “Het kost alleen al enorm veel tijd om alle Russische regels in kaart te brengen, laat staan om eraan te voldoen. We moeten bijvoorbeeld bij vijf verschillende ministeries langs om importvergunningen voor onze onderdelen te krijgen.”

Terugkijkend is Norris uitermate tevreden over de nieuwe situatie. Met DHL als logistieke dienstverlener is de keten van Varian een stuk transparanter geworden. DHL heeft bijvoorbeeld een speciaal team dat zelf de status van elke zending volgt, problemen vroegtijdig signaleert en direct actie onderneemt. “Daardoor kunnen wij onze servicemonteurs weer beter aansturen.”

Extra bandbreedte
Ook de overgang naar de nieuwe dienstverlener is goed verlopen. Mede dankzij Gordian, dat heeft bewezen ook projecten op de logistieke werkvloer adequaat te kunnen oppakken. “Onze klanten hebben weinig hinder ondervonden van dit project”, stelt Norris. “We hebben niet de problemen gehad die ik vooraf had verwacht.”

Van het inhuren van Gordian heeft Norris dan ook allesbehalve spijt. “Rutger Vlasblom heeft een fantastische job gedaan. Hij is flexibel en behept met een goede kennis van logistiek. Het is prettig om op deze wijze extra bandbreedte te kunnen inhuren. Achteraf gezien hadden we misschien meer mensen zelf moeten inhuren.”

Auteur: Marcel te Lindert – Freelance Journalist