“Wij brengen service logistiek op een hoger niveau ”

Gordian heeft hoge verwachtingen van haar nieuwe dienst Planning Services, die afgelopen zomer van start is gegaan. Er zijn immers genoeg redenen om de voorraadplanning uit te besteden, in het bijzonder die van spare parts. Gordian heeft de kennis en de systemen, kan flinke schaalvoordelen bieden en beschikt over medewerkers met de juiste kwalificaties. Jürgen Donders spreekt over de eerste ervaringen. “Nu we het concept eenmaal kunnen laten zien, verwachten we snel te groeien.”

		Spare parts planning is een bijzondere niche binnen het logistieke vakgebied. “In veel bedrijven wordt dat onvoldoende onderkend”, stelt Jürgen Donders, partner van Gordian Logistic Experts. “In onze praktijk zien we dat veel bedrijven hun spare parts met standaard ERP-systemen proberen te plannen. Als het een beetje meezit, hebben de planners een algemene opleiding op het gebied van voorraadbeheer gevolgd. Uit eigen ervaring weten we dat dat niet voldoende is”.
Een groot deel van de spare parts zijn slowmovers, die soms erg duur zijn. “De vereiste forecast-modellen voor deze parts, zijn niet beschikbaar in standaard ERP-systemen. Als je dan toch met die systemen aan de slag gaat, leidt dat al gauw tot een te hoge voorraad die ook nog eens heel snel kan veranderen in dode voorraad”, aldus Donders.

Planning uitbesteden
Het feit dat veel bedrijven niet beschikken over de kennis en systemen om spare parts optimaal te plannen, was voor Gordian één van de redenen om een nieuwe dienst te starten: Planning Services. Bedrijven kunnen hun voorraadplanning uitbesteden aan Gordian. Afgelopen zomer is deze nieuwe business unit van Gordian onder leiding van Donders van start gegaan.

De Planning Services zijn leverbaar op verschillende niveaus. In het eenvoudigste geval kunnen bedrijven de specialisten van Gordian inhuren om periodiek de parameters van de eigen systemen te checken. Ze kunnen echter ook zo ver gaan om de complete voorraden inclusief de aansturing van inkoop, opslag en distributie over te hevelen naar Gordian.

Schaalvoordelen en inkoopkracht
In de meest vergaande vorm van uitbesteding profiteren bedrijven optimaal van de schaalvoordelen die Gordian kan bieden. “Stel je voor dat we vijf bedrijven als klant hebben die voor de opslag en distributie allemaal een contract hebben met een logistiek dienstverlener”, geeft Donders als voorbeeld. “Waarom zouden we die niet samenvoegen en één contract met één logistiek dienstverlener afsluiten? Dan hebben we meer inkoopkracht”.

Als die klanten ook nog eens in dezelfde branche opereren, zijn de schaalvoordelen nog groter. “Denk aan openbaar vervoersbedrijven als HTM en RET. Die hebben allemaal trams van dezelfde fabrikant en dus deels dezelfde spare parts op voorraad liggen. Als we die allebei als klant hebben, kunnen we die voorraden in elkaar schuiven. Als daar ook de tramfabrikant bij komt, hebben we nog meer mogelijkheden”, stelt Donders.

Mensen op hbo-niveau
Een bijkomend voordeel bij uitbesteding aan Gordian is dat het adviesbureau al beschikt over de juiste specialisten. Spare parts planning is zo complex, zeker op tactisch niveau, dat daarvoor mensen op hbo-niveau nodig zijn. Diverse cijfers laten zien dat er in de logistiek juist een tekort is aan medewerkers op dat niveau. Een tekort dat alleen nog maar groeit als de economie verder aantrekt.

Gordian ondervindt zelf geen last van een tekort aan goed gekwalificeerd personeel. “Wij hebben goede contacten met brancheverenigingen en opleidingsinstellingen, geven zelf ook regelmatig colleges en werken mee aan wetenschappelijk onderzoek. Wij zijn een klein bedrijf met interessante klanten. Jong afgestudeerde hbo’ers en academici werken graag bij ons”, aldus Donders.

Wisselwerking met adviestak
De Planning Services-tak van Gordian beschikt inmiddels over een groep junior, medior en senior planners. Doordat deze planners voor meerdere klanten actief zijn, groeit hun expertise. Ze ontwikkelen zich sneller dan in dienst bij een klant.

Daarnaast verwacht Donders veel van de wisselwerking met de adviestak. “Bedrijven die hun spare parts planning uitbesteden, hebben in feite continu een consultant over de vloer. Onze planners schromen niet om hun opdrachtgevers te wijzen op verbetermogelijkheden”.

Onbewust onbekwaam
De spare parts planning op een hoger plan brengen is echter lang niet altijd de belangrijkste drijfveer voor uitbesteding. Veel bedrijven zien spare parts planning gewoon niet als hun kernactiviteit. Als een andere partij daar dan beter invulling aan kan geven tegen lagere kosten en risico’s, dan graag. “Spare parts planning is vaak een ondergeschoven kindje. We zeggen wel eens dat veel bedrijven onbewust onbekwaam zijn”, stelt Donders.

De trend is echter dat service steeds belangrijker wordt. Steeds meer bedrijven verkopen geen machines meer, maar beschikbaarheid. “Daarbij zijn twee zaken van belang: de kwaliteit van de technologie - en dan met name het faalgedrag en het benodigde onderhoud - en de kwaliteit van de servicelogistiek, de tijd die je moet wachten op een onderdeel. Die twee zaken zouden op gelijk niveau moeten staan, maar vaak sneeuwt de logistiek onder. Door dit deel van onze klant over te nemen, brengen wij de service op een hoger niveau”.

‘Control tower’
Gordian investeert ook in de technologie die nodig is voor spare parts planning. Het team van Donders krijgt de beschikking over een eigen planningssysteem. “Dat systeem koppelen we met het ERP-systeem van de klant. Op die manier onttrekken we de data die we nodig hebben voor de planning”, stelt Donders.

Bovenop dat planningssysteem moet uiteindelijk een ‘control tower’ verrijzen. Op basis van onder meer prestatie-indicatoren en de afspraken die zijn vastgelegd in contracten, geeft die control tower dagelijks actueel inzicht in de stand van zaken. Als dat nodig is, kan de operatie direct worden bijgestuurd.

Bonus of malus
Bij een vergaande vorm van uitbesteding, waarbij Gordian de regie over inkoop, opslag en distributie overneemt, kan Gordian worden afgerekend op de prestaties. Elk jaar wil Donders met klanten afspraken maken over prestaties op het gebied van servicelevel en/of werkkapitaal. “Als we die halen, krijgen we een bonus. Is dat niet het geval, volgt een malus. Dergelijke contracten kunnen uitbesteding extra interessant maken. De klant weet immers dat onze doelstellingen gelijk zijn aan de zijne”.

De meest vergaande stap is dat Gordian ook eigenaar wordt van de voorraden. De klant kan ze dan van zijn balans afhalen en loopt geen enkel financieel risico meer. “We zijn echter nog niet zover dat we dit nu al kunnen aanbieden”, weet Donders.

Demonstratieproject bij Dinalog
Nog dit najaar wil Gordian met Planning Services verhuizen naar het Dinalog-gebouw in Breda. Samen met dit logistiek topinstituut en enkele andere partijen start Gordian dan een demonstratieproject op het gebied van Planning Services. Dit project sluit aan bij twee van de drie speerpunten van Dinalog: cross chain control centers (4C-model) en servicelogistiek. “Doel is om op de Supply Chain Campus in Breda een cross chain control center op het gebied van servicelogistiek te realiseren”, stelt Donders.

De samenwerking met Dinalog en de subsidie die daarbij hoort, vormt een positieve impuls voor onderzoek naar de mogelijkheden van een service logistiek cross chain control center. “Dat biedt ons de kans om met geïnteresseerde bedrijven pilotprojecten op te starten om aan te tonen dat het concept werkt”.

Vier miljoen euro
Eind van dit jaar denkt Gordian met drie of vier man aan de slag te zijn op het gebied van Planning Services. Over vijf jaar moeten twintig mensen werken bij deze business unit, die dan zo’n vier miljoen euro omzet moet genereren. “Nu we het concept eenmaal in de praktijk kunnen laten zien, verwachten we snel te groeien”.

Auteur: Marcel te Lindert –Freelance Journalist