nov

Henk, voorraadplanner bij een middelgrote handelsmaatschappij, schrikt wanneer hij volgens het nieuwe ERP systeem een buitenboordmotor moet aanschaffen. Hij heeft dit artikel nog nooit gezien en zou niet weten waar en hoe hij een order moet plaatsen. De benodigde  gegevens staan niet in het systeem. Het bedrijf is sinds een maand over op een nieuw ERP systeem,  maar inmiddels is wel duidelijk dat niet alles goed is overgegaan. Deze vraag schuift Henk aan de kant, zijn mailbox stroomt namelijk over met vragen waar hij geen antwoord op heeft. Hij weet eigenlijk niet meer waar hij moet beginnen.

Implementatie van een nieuw ERP systeem
Wanneer een bedrijf beslist om een nieuw ERP systeem te implementeren ter vervanging van de oude legacy systemen zijn er altijd opstartproblemen. Ondanks dat er al veel bekend is over de grootste valkuilen bij ERP implementaties zie je toch dat dezelfde fouten keer op keer gemaakt worden. Hoe komt dat toch?

Valkuilen
De voorbereiding voor de implementatie van een nieuw ERP systeem wordt vaak onderschat.  Er zijn veel verschillende aspecten, waar rekening mee gehouden dient te worden, zoals:

1. De planners moeten wennen aan een nieuw systeem, er is vaak nog onvoldoende kennis. Er zijn nog geen interne specialisten, want de specialisten die er zijn komen van buiten de organisatie. Wanneer deze externe specialisten weg zijn ontstaat er een groot gat en vaak wordt dan pas te laat ingezien, dat er interne experts opgeleid hadden moeten worden.
2. Tijdens de migratie kan er data verloren gaan, maar men weet nog niet hoe deze problemen getraceerd en opgelost kunnen worden.
3. In het nieuwe systeem kan niet alle data worden opgeslagen. Wellicht doordat bepaalde software modules niet zijn gekocht. Hierdoor moeten er vaak nog extra Excel sheets bijgehouden worden als naslagwerk. Soms betekent dit zelfs, dat sommige artikelen niet via het nieuwe ERP systeem besteld kunnen worden. Wie dacht met het nieuwe ERP systeem nog maar 1 bestelproces over te houden, komt dan bedrogen uit.

Dit zijn veel voorkomende valkuilen die ik ook in de praktijk waarneem. Maar nog een valkuil die vaak over het hoofd wordt gezien, is dat hoofdproblemen niet goed onderscheiden worden van bijzaken. Ik zie dat de materiaalplanners druk bezig zijn met het reactief oplossen van problemen in hun mailbox in plaats van proactief het hoofdprobleem aan te pakken. Zoals bijvoorbeeld de planning parameters of stamgegevens goed te zetten, zodat er voorkomen kan worden dat hun mailbox blijft overlopen met problemen.

Oplossingen
Er is geen 1 oplossing. Elke valkuil heeft zijn eigen specifieke oplossingsrichting. Echter veel van deze valkuilen kunnen voor een groot gedeelte worden vermeden door van te voren goed te communiceren met de medewerkers.

1. Bedenk goed van te voren wat je wil. Over wat voor artikelen gaat dit en kunnen we alles afhandelen met de modules die worden aangeschaft binnen het nieuwe ERP systeem? Uiteraard kan je ervoor kiezen toch bepaalde artikelen buiten het systeem om te laten plannen. Dit zijn wel beslissingen die genomen moeten worden voor implementatie, zodat de gebruiker niet achteraf verrast wordt.
2. Een goede nazorg binnen de organisatie is altijd essentieel. Weet, dat je een groep experts nodig hebt om problemen na de migratie op te lossen. Bedenk van te voren hoe deze groep tot stand komt en waarvoor je deze experts benut. Uiteraard kan je niet alles van te voren bedenken, hoe goed de voorbereiding ook is geweest, maar je kan een groot gedeelte uitsluiten.
3. Zorg er voor dat er tijdig opleidingen worden gegeven en interne experts worden getraind voor de invoer van het nieuwe ERP systeem. Expertise van externe bedrijven is erg handig in de eerste periode, maar je moet er als bedrijf voor waken dat je er niet afhankelijk van blijft.
4. Zorg er voor dat de experts binnen het bedrijf de moeilijke mails en migratieproblemen oppakken, zodat de materiaalplanners de normale werkzaamheden kunnen uitvoeren. Weet wat de expertise is van de planners, zodat je het werk goed verdeelt en bij de juiste personen belegt.

Als ik terug kom op de vraag “Waarom blijven bedrijven dan keer op keer dezelfde fouten maken?”, komt dit volgens mij, doordat ieder bedrijf  uniek is, waardoor het nooit volgens het boekje verloopt.  Keuzes moeten gemaakt worden, waarvan je niet altijd weet wat de consequenties zijn binnen jouw bedrijf. Inschattingsfouten worden dan snel gemaakt. Het is daarom waarschijnlijk een illusie om te denken dat dergelijke complexe implementaties vlekkeloos kunnen verlopen. Ik laat me echter graag verrassen en overtuigen van het tegendeel.