aug

“Een schip staat op het punt om uit te varen en plots geeft de motor de geest. Het cruciale onderdeel is helaas niet aan boord en je probeert direct het onderdeel te bestellen, maar hoe doe je dat effectief? Specificeer je in woorden of zoek je in de diverse catalogi en systemen naar een artikelcode? Begrijpt de interne organisatie wat je nodig hebt en weet deze de link te leggen naar het juiste artikel bij de leverancier of vis je uiteindelijk toch achter het net en raakt de planning tussen wal en schip?”

Hetzelfde materiaal 10 x in het artikelbestand, leveranciers met hun eigen artikelcode, het bewust achterhouden van producentgegevens door de tussenhandel en verscheidenheid in coderingsstandaarden. Een breinbreker voor menig organisatie, zeker in de maritieme industrie. Dat een hele industrie in deze tijd nog met dit fenomeen kampt verbaast mij. Wat voor problemen zijn er, en waarom is er in andere industrieën al wel een standaard? Zit iedereen op een standaard te wachten? En wat zijn verbetermogelijkheden?

Lange doorlooptijden en onnodig kapitaal in arbeid en voorraad
Het ontbreken van standaard afspraken binnen en tussen bedrijven kan gepaard gaan met relatief lange doorlooptijden, dubbele voorraden en data vervuiling.

Lange inkooplevertijden ontstaan doordat prijzen of levertijden in bestellingen niet kloppen of doordat leveranciers simpelweg niet begrijpen wat afnemers aanvragen. Kortom de stamdata is niet op orde en mutaties moeten gedurende het operationele bestelproces nog even worden weggewerkt waardoor planningen uitlopen.

Ook in de behoeftestelling van (maintenance) engineers ontstaan lange doorlooptijden door onvolledige specificatie van wat nodig is of doordat cruciale informatie van het product ontbreekt. Dit laatste laten leveranciers soms bewust achterwege om hun eigen markt te beschermen zodat de producent niet te achterhalen is.

“Dubbele voorraden” en versnipperde inkoop ontstaan doordat hetzelfde product onder verschillende nummers of benamingen is geregistreerd. Versnipperde inkoop doordat hetzelfde product vaker wordt gekocht. Hogere voorraden door het aanhouden van meerdere veiligheidsvoorraden die tezamen meer spreiding in de vraag opvangen dan nodig door separate vraagregistratie. En dit allemaal veroorzaakt doordat bij de aanvraag van een nieuw artikel niet (goed) wordt gecheckt of het artikel al in het assortiment is opgevoerd.

Datavervuiling ontstaat doordat er geen sluitend proces in de organisatie en in systemen is geïntegreerd of dat autorisaties niet handig zijn belegd waardoor “werk blijft liggen” of eigenaarschap van stamdata ontbreekt.

Wettelijke traceability bevordert het gebruik van standaarden

In de luchtvaart werkt men al jaren met sluitende codificatiesystemen. Elk component is volledig traceable door de gehele keten van producent tot luchtvaartmaatschappij. Ook in de food, bouw en mode sector maakt men al langer gebruik van industrie afspraken over een wereldwijde toepassing van een artikelcoderingsstandaard (zoals GTIN, in Nederland beter bekend als de EAN code). Belangrijke drivers voor het ontstaan hierachter zijn veiligheid, gezondheid en hygiëne. Factoren die in andere industrieën wellicht minder van belang zijn.

Niet iedereen wenst een (nieuwe) standaard
We hebben niet de illusie dat iedereen zomaar meewerkt om de problemen op te lossen, immers geldt: “de een z’n dood is de ander z’n brood”. Partijen met een groothandelsfunctie zijn doorgaans niet gebaat bij een transparante markt van gestandaardiseerde artikelnummers. En machtige leveranciers gaan niet zomaar hun standaard aanpassen voor een kleine speler in de markt.

Verbetermogelijkheden
Laten we het onszelf niet te moeilijk maken en stap voor stap problemen oplossen. Zo kan elke organisatie afspraken maken over:

1. Het aanleggen van nieuwe artikelen: hetzelfde nummer voor artikelen die qua “Form, Fit and Function” identiek zijn.
2. Hoe stamdata wordt onderhouden: duidelijk eigenaarschap en afspraken over tijdige verwerking van mutaties.
3. Hoe producenten/leveranciers mutaties doorgeven en/of verwerken. Onderschat hierbij niet de verschillen tussen ERP systemen en de omgang met bedrijfsspecifieke instellingen.

Als de organisatie dusdanig volwassen is dan wordt het misschien toch tijd om eens te praten met andere partijen over (industrie) afspraken over artikelcodering. Ik geloof niet dat er een oplossing is waar alle partijen blij mee zijn, maar wel dat het vormen van een gezamenlijk front de doorslag kan geven naar een efficiëntere huishouding van artikelcodering waar de hele keten baat bij heeft. Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen/meningen op dit vlak.

Voorbeeld: verschillende niveaus in artikelcoderingen